İSTANBUL SİTE YÖNETİMİ AVUKATI VE APARTMAN YÖNETİMİ HUKUKİ DANIŞMANLIK REHBERİ

Site Yönetim Avukatı: Konu, Yazar: Av. Kayhan Gergöy,  Kategori: Kat Mülkiyeti Hukuku,  Tahmini Okuma Süresi: 35 Dakika

Modern şehir yaşamının en önemli dinamiklerinden biri olan toplu yaşam alanları, günümüzde sadece barınma ihtiyacını karşılayan yapılar olmaktan çıkmış; kendi bütçesi, personeli, yönetim planı ve idari yapısı olan karmaşık organizasyonlara dönüşmüştür. İstanbul gibi metropollerde, binlerce bağımsız bölümden oluşan siteler, adeta orta ölçekli bir şirket cirosuna ve idari yükümlülüğe sahiptir. İşte bu karmaşık yapının hukuki zeminde hatasız yönetilmesi, Site Yönetimi Avukatı ve profesyonel hukuki danışmanlık hizmetini bir tercih değil, zorunluluk haline getirmiştir.

Av. Kayhan Gergöy Hukuk Bürosu olarak; İstanbul’un tüm ilçelerinde, kat malikleri kurullarının yönetimi, işletme projelerinin hazırlanması, aidat alacaklarının icra takibi ve taşeron sözleşmelerinin düzenlenmesi konularında apartman ve site yönetimlerine kurumsal çözüm ortaklığı sunuyoruz.

Bu kapsamlı rehberde; bir site veya apartman yöneticisinin görev süresi boyunca karşılaşabileceği tüm hukuki süreçleri, Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde, Yargıtay içtihatları ve güncel uygulamalar ışığında en ince detayına kadar inceleyeceğiz.

Neden Profesyonel Bir Site Yönetimi Avukatı ile Çalışmalısınız?

Apartman ve site yöneticiliği, yasal olarak “vekalet” hükümlerine dayanan ve ciddi sorumluluklar içeren bir görevdir. Yöneticiler, çoğu zaman iyi niyetle ve komşuluk ilişkilerini gözeterek hareket etseler de, usulüne uygun yapılmayan bir tebligat, eksik tutulan bir karar defteri veya süresinde açılmayan bir dava, yöneticiyi şahsi malvarlığı ile sorumlu tutulacak tazminatlarla karşı karşıya bırakabilir.

Bir Site Yönetimi Avukatı ile çalışmak, yönetime şu stratejik avantajları sağlar:

1. Sorumluluk Kalkanı: Yöneticinin hukuki ve cezai sorumluluğunu minimize eder. Kararların hukuka uygun alınmasını sağlayarak, sonradan açılacak iptal davalarının önüne geçer.
2. Finansal Disiplin ve Tahsilat: Aidat ödemeyen komşularla yöneticiyi “yüz göz” etmeden, profesyonel bir üçüncü göz olarak devreye girer. İcra ve haciz baskısı ile tahsilatı hızlandırır.
3. Sözleşme Güvenliği: Güvenlik, temizlik, asansör bakımı gibi dışarıdan alınan hizmetlerde, site yönetimini koruyan ve cezai şartlar içeren sözleşmeler hazırlar.
4. Kriz Yönetimi: Genel kurullarda yaşanan kavgalar, hukuksuz vekalet toplamalar veya muhalif grupların yönetimi kilitleme çabalarına karşı yasal prosedürleri işletir.

İstanbul Genelinde Site ve Apartman Yönetimlerine Özel Hizmet Bölgelerimiz

Hukuk büromuz, İstanbul’un demografik ve yapısal çeşitliliğine uygun olarak, her bölgenin ihtiyacına özel site yönetimi avukatlığı hizmeti sunmaktadır. Bir butik apartman ile 2000 konutlu bir rezidansın yönetim hukuku ihtiyaçları birbirinden farklıdır.

Anadolu Yakası Site ve Apartman Yönetimi Hizmetleri

Anadolu Yakası’nda, özellikle Bağdat Caddesi, Kadıköy (Fenerbahçe, Suadiye, Caddebostan) hattındaki köklü apartmanların kentsel dönüşüm süreçleri ve apartman aidat uyuşmazlıkları yoğunluktadır. Öte yandan Ataşehir, Çekmeköy, Tuzla, Maltepe ve Kartal gibi bölgelerde yükselen devasa site projelerinde, toplu yapı yönetimine geçiş, yönetim planı revizyonları ve genel kurul iptal davalarıyla ilgili olarak site yönetimi avukatı konusu uzmanlık alanımızdır. Özellikle Acarkent, Beykoz Konakları gibi lüks villa sitelerinde, aidatların yanı sıra “ortak alan kullanımı” ve “mimari proje ihlalleri” konularında da danışmanlık vermekteyiz.

Avrupa Yakası Lüks Konut ve Rezidans Yönetimi Danışmanlığı

Avrupa Yakası’nda Beşiktaş, Etiler, Ulus, Nişantaşı, Sarıyer (Zekeriyaköy, Kilyos) hattındaki prestijli sitelerde ve Maslak, Levent, Şişli bölgesindeki rezidanslarda; yönetim şirketleri ile ilişkilerin düzenlenmesi, yüksek aidat bedellerine yapılan itirazların yönetimi ve güvenlik personeli hukuku konularında site yönetimi avukatı olarak aktif rol alıyoruz. Ayrıca Başakşehir, Beylikdüzü, Bakırköy (Ataköy, Florya) ve Halkalı bölgelerindeki toplu konut projelerinde, binlerce malikin katıldığı genel kurulların hukuki güvenliğini sağlıyoruz.

Kat Mülkiyeti Kanunu Çerçevesinde Yönetim Planının Önemi

Her sitenin veya apartmanın tapuya tescilli bir “Anayasası” vardır; buna Yönetim Planı denir. Bir site yönetimi avukatı olarak göreve başladığımızda ilk incelediğimiz belge budur. Ne yazık ki birçok site, müteahhit tarafından yıllar önce standart şablonlarla hazırlanmış, sitenin güncel ihtiyaçlarını karşılamayan yönetim planları ile yönetilmeye çalışılmaktadır.

Yönetim planında yapılacak hatalar veya eksiklikler, aidat paylaşımından otopark kullanımına kadar her konuda kaosa neden olabilir. Örneğin; yönetim planında “giderler eşit paylaşılır” yazıyorsa, 1+1 daire ile 4+1 dairenin aynı aidatı ödemesi gerekir ki bu durum büyük bir adaletsizlik yaratır ve hukuki ihtilaflara kapı aralar.

Hukuk büromuz;

• Mevcut yönetim planının analizi,
• KMK ve güncel Yargıtay içtihatlarına aykırı maddelerin tespiti,
• Kat maliklerinin 4/5 çoğunluğu ile yönetim planının değiştirilmesi ve tapuya tescil edilmesi süreçlerini titizlikle yönetmektedir.

Apartman ve Site Yöneticisinin Hukuki ve Cezai Sorumlulukları

Yöneticilik görevi, dışarıdan göründüğü kadar basit bir “organizasyon” işi değildir. Türk Ceza Kanunu ve Borçlar Kanunu kapsamında yönetici, “vekil” sıfatıyla hareket ettiği için ağır sorumluluklar altındadır.

1. Yöneticinin Hesap Verme Yükümlülüğü

Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. Toplanan paraların nereye harcandığını belgelemek zorundadır. Belgelendirilemeyen harcamalar veya usulsüz tutulan defterler nedeniyle yönetici hakkında “Görevi Kötüye Kullanma” ve “Hizmet Nedeniyle Güveni Kötüye Kullanma” suçlarından savcılık şikayetleri yapılabilmektedir. Büromuz, yöneticilerin bu tür asılsız ithamlarla karşılaşmaması için harcama ve belgeleme prosedürlerini hukuki denetime tabi tutar.

2. İhmal ve Tazminat Sorumluluğu

Sitenin asansörünün bakımı zamanında yapılmadığı için bir kaza meydana gelirse, çatıda biriken kar temizlenmediği için bir araca zarar verirse veya sigortasız çalıştırılan kapıcı iş kazası geçirirse; yönetici “şahsen” sorumlu tutulabilir. Site Yönetimi Avukatı, bu riskleri öngörerek yönetimin alması gereken tedbirleri yazılı olarak raporlar ve yöneticinin hukuki korumasını sağlar.

3. Defter Tutma Yükümlülüğü

Kat Mülkiyeti Kanunu madde 32 gereği, yönetici karar defterini, gelir-gider defterini ve denetim defterini usulüne uygun tutmak, sayfalarını notere tasdik ettirmek ve belgeleri saklamak zorundadır. Bu defterlerin kaybolması veya usulsüz tutulması, idari para cezalarının yanı sıra yöneticinin hukuki sorumluluğunu doğurur.

Site ve Apartmanlarda Finansal Yönetim: Aidatların İcra Yoluyla Tahsili

Site ve apartman yönetimlerinin sürdürülebilirliği, nakit akışının düzenli olmasına bağlıdır. Asansör bakımı, güvenlik maaşları, elektrik ve su faturaları gibi zorunlu giderlerin karşılanabilmesi için kat maliklerinin aidat (genel gider avansı) ödemelerini zamanında yapmaları şarttır. Ancak uygulamada, ödemelerini sürekli aksatan, yönetimle iletişim kurmaktan kaçınan veya keyfi nedenlerle ödeme yapmayan kat malikleri ve kiracılar büyük bir sorundur.

Site Yönetimi Avukatı olarak en temel görevimiz; yöneticileri komşularıyla “para tahsil eden kişi” pozisyonunda yüz göz etmeden, yasal yolları devreye sokarak alacakları faizi ve tazminatıyla birlikte tahsil etmektir.

1. Hukuki Tahsilatın Temeli: İşletme Projesi (Bütçe)

Bir site yönetiminin elindeki en güçlü hukuki silah, kesinleşmiş işletme projesidir. İşletme projesi, sitenin bir yıllık tahmini gelir ve giderlerini gösteren, her bağımsız bölüme düşen aidat miktarını belirleyen resmi bir belgedir.

Birçok yönetici, işletme projesi yapmadan veya usulüne uygun tebliğ etmeden “karar defterindeki karara dayanarak” aidat toplamaya çalışır. Bu durum, icra takiplerinde yapılan itirazların iptalini zorlaştırır ve süreci uzatır.

• Hukuk büromuzun işletme projesi sürecindeki desteği:Hazırlık: KMK md. 37 uyarınca, projenin kanuni unsurları (tahmini giderler, hisse payları, avans tutarları) eksiksiz hazırlanır.
• Tebliğ: Proje, imza karşılığı veya iadeli taahhütlü mektupla tüm kat maliklerine tebliğ edilir.
• Kesinleşme: Tebliğden itibaren 7 gün içinde itiraz edilmeyen proje kesinleşir.
• İlam Niteliğinde Belge: Kesinleşmiş işletme projesi, İcra İflas Kanunu md. 68 anlamında belge sayılır. Bu sayede borçlu itiraz etse bile, uzun süren davalar açmaya gerek kalmadan, İcra Mahkemesi’nden kısa sürede “İtirazın Kaldırılması” kararı alınabilir.

2. Aidat Borçlusuna Karşı İcra Takibi Süreci

Ödemelerini aksatan kat maliklerine karşı yürütülen hukuki süreç adım adım şu şekilde işler:

Adım 1: Hukuki İhtarname ve Son Uyarı

İcra takibine başlamadan önce, avukatlarımız tarafından borçluya noter kanalıyla veya iadeli taahhütlü mektupla resmi bir ihtarname gönderilebilir. Çoğu zaman, borçlu bir avukat tarafından arandığında veya “Hukuk Bürosu” başlıklı bir ihtarname aldığında, icra masrafları ve vekalet ücreti ile karşılaşmamak için ödeme yapmayı tercih etmektedir. Bu, “sulh” yoluyla en hızlı çözümdür.

Adım 2: İlamsız İcra Takibinin Başlatılması

Ödeme yapmamakta direnen borçlular hakkında derhal yetkili İcra Müdürlüğü nezdinde ilamsız icra takibi başlatılır. Takip talebinde;

• Asıl Alacak (Birikmiş Aidatlar),
• Gecikme Tazminatı (%5)
• İşlemiş Yasal Faizler talep edilir.

Adım 3: Borçtan Kim Sorumlu? (Müteselsil Sorumluluk)

Yöneticilerin en sık sorduğu sorulardan biri: “Borcu kiracı mı ödemeli, ev sahibi mi?” Kat Mülkiyeti Kanunu madde 22 çok açıktır: Kat malikinin payına düşen gider borcundan, kat maliki ile birlikte bağımsız bölümde kira akdine, oturma hakkına veya başka bir sebebe dayanarak devamlı surette oturanlar da (Kiracılar) müteselsilen (zincirleme) sorumludur.

Stratejimiz: Hukuk bürosu olarak tahsilat şansını artırmak için icra takibini genellikle hem kat malikine (ev sahibine) hem de kiracıya karşı birlikte açıyoruz. Böylece kiracının maaşından veya banka hesabından tahsilat yapılamazsa, tapu sahibi olan kat malikinin gayrimenkulüne haciz koyma imkanımız saklı kalır.

3. Caydırıcı Güç: %5 Gecikme Tazminatı

Normal borç ilişkilerinde uygulanan yasal faiz oranları (%9 veya %24 gibi değişken oranlar) günümüz ekonomik koşullarında bazen yetersiz kalabilir. Ancak Kat Mülkiyeti Kanunu, site yönetimlerini korumak için özel bir tazminat öngörmüştür.

KMK Madde 20/c: “Gider veya avans payını ödemeyen kat maliki hakkında, ödemede geciktiği günler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı uygulanır.”

Bu oran aylık %5’tir (Yıllık %60 basit faize denk gelir). Bu tazminat, borçlular üzerinde ciddi bir ödeme baskısı oluşturur. Hukuk büromuz, açtığı tüm takipleri bu tazminat üzerinden hesaplayarak sitenin maddi kaybını engeller.

4. İtiraza Karşı Hukuki Yollar: İcra İnkar Tazminatı

Borçlu, icra emrini tebliğ aldıktan sonra 7 gün içinde borca itiraz ederek takibi durdurabilir. Borçluların zaman kazanmak için yaptıkları haksız itirazlar, sitemiz tarafından açılacak davalarla bertaraf edilir.

• İtirazın İptali veya Kaldırılması Davası: Durdurulan takibin devamı için yetkili mahkemede dava açılır.
• %20 İcra İnkar Tazminatı: Borçlunun itirazında haksız olduğu mahkemece tespit edildiğinde, borçlu asıl borcu ve faizi ödemenin yanı sıra, borç miktarının en az %20’si oranında İcra İnkar Tazminatı ödemeye mahkum edilir.

Özetle: 10.000 TL’lik aidat borcunu ödemeyen bir malik; avukat vekalet ücreti, %5 gecikme tazminatları, icra masrafları ve %20 icra inkar tazminatı eklendiğinde, sürecin sonunda yaklaşık 25.000 TL – 30.000 TL gibi bir rakam ödemek zorunda kalabilir. Bu riskin borçluya profesyonelce anlatılması, genellikle dava açılmadan tahsilatı sağlar.

5. Kat Malikinin Dairesine Haciz ve Satış İsteme Yetkisi

Aidat borçları o kadar ciddiye alınır ki, yasa koyucu yönetime çok sert bir yetki daha vermiştir. KMK madde 25 uyarınca; bir kat maliki borçlarını ödememekte ısrar eder ve bu durum diğer kat malikleri için “çekilmez bir hal” alırsa, diğer kat malikleri birleşerek o kişinin daresinin mülkiyetinin kendilerine devredilmesini (evin satılmasını) mahkemeden isteyebilirler. Bu, en son çare olmakla birlikte, hukuk büromuz tarafından borçlulara karşı en güçlü pazarlık kozu olarak kullanılmaktadır.

İdari ve Operasyonel Süreçlerin Hukuki Yönetimi

Bir site veya apartmanda huzurun sağlanması, sadece aidatların toplanmasıyla değil, alınan kararların hukuka uygun olmasıyla mümkündür. Kat Malikleri Kurulu (Genel Kurul), sitenin yasama organıdır. Burada alınan kararlar, tüm sakinleri bağlar. Ancak usulüne uygun yapılmayan toplantılar ve İş Kanunu’na aykırı çalıştırılan personeller, site yönetimlerini yıllarca süren davalarla karşı karşıya bırakabilir.

Site Yönetimi Avukatı olarak, yönetimlerin idari süreçlerdeki “kontrol mekanizması” görevini üstleniyoruz.

1. Kat Malikleri Genel Kurul Toplantılarının Yönetimi

Site yönetimlerinin en sık karşılaştığı dava türü “Kat Malikleri Kurulu Kararının İptali” davalaradır. Yargıtay, genel kurul süreçlerinde şekil şartlarına (çağrı usulü, imza, vekalet vb.) son derece önem verir. “Biz çoğunlukla karar aldık, herkes kabul etti” demek, hukuken sizi kurtarmaz.

Hukuk büromuz, genel kurulların iptal edilmemesi için şu kritik aşamaları yönetir:

A) Çağrı Usulü ve Gündem

Toplantıdan en az 15 gün önce tüm maliklere imza karşılığı veya taahhütlü mektupla çağrı yapılmalıdır. Çağrı mektubunda toplantı tarihi, saati, yeri ve gündem maddeleri açıkça yazılmalıdır.

• Hukuki Risk: Gündemde olmayan bir madde (örneğin “mantolama yapılması”) toplantı anında “hadi bunu da konuşalım” denilerek karara bağlanırsa, o karar mahkemece iptal edilir. Avukatınız olarak gündemi, KMK’ya uygun şekilde önceden hazırlarız.

B) Hazirun Cetveli ve Vekaletnameler

Toplantıya kimlerin katıldığı, kiracıların malik yerine oy kullanıp kullanamayacağı (vekalet şartı) ve bir kişinin en fazla kaç kişiye vekalet edebileceği (oy sınırlaması) teknik konulardır.

• Sınırlama: Bir kişi, oy sayısının %5’inden fazlasını vekaleten temsil edemez (40 daireli bir apartmanda en fazla 2 vekalet). Bu kurala uyulmazsa alınan kararlar sakatlanır.

C) Karar Yeter Sayıları (Nisaplar)

Her karar için gereken çoğunluk farklıdır:

• Yönetici seçimi: Hem sayı hem arsa payı çoğunluğu (Çifte çoğunluk).
• Faydalı yenilikler (Asansör eklenmesi vb.): Sayı ve arsa payı çoğunluğu.
• Lüks yenilikler (Havuz yapılması vb.): Tüm kat maliklerinin oy birliği.
• Yönetim Planı değişikliği: 4/5 çoğunluk. Bu nisaplara dikkat edilmeden alınan kararlar geçersizdir. Toplantılarınızda divan başkanlığı yaparak veya hukuki müşavir olarak bulunarak bu hataları engelliyoruz.

2. Kapıcı ve Site Personeli Hukuku (İş Hukuku)

Apartman ve site yönetimleri, çalıştırdıkları kapıcı, bahçıvan, güvenlik ve temizlik personeli nedeniyle “İşveren” statüsündedir. Ne yazık ki birçok yönetim, “biz şirket değiliz, aileyiz” mantığıyla hareket ederek iş hukuku kurallarını ihlal etmekte ve çok ağır tazminatlar ödemektedir.

Site Yönetimi Avukatı olarak personel süreçlerinde sunduğumuz koruma:

Özel İş Sözleşmeleri: Matbu (kırtasiyeden alınan) kapıcı sözleşmeleri yerine; çalışma saatlerinin, görev tanımlarının (servis saatleri, temizlik alanları) ve konut tahsisinin (kapıcı dairesi) net belirlendiği, siteyi koruyan sözleşmeler hazırlarız.

• Kıdem ve İhbar Tazminatı Hesaplama: Emekli olan veya işten çıkarılan personelin tazminat hesaplamaları uzmanlık gerektirir. Fazla ödeme yaparak siteyi zarara uğratmanızı veya eksik ödeme yaparak dava edilmenizi engelleriz.
• Fazla Mesai Sorunu: Kapıcıların “günde 24 saat çalışıyorum” iddiasıyla açtıkları davalar yaygındır. Çalışma çizelgeleri ve ara dinlenmelerinin hukuki zemine oturtulması gerekir.
• Tutanak ve Fesih Süreci: Görevini yapmayan, site sakinlerine saygısızlık eden veya işe gelmeyen personel hakkında, “Haklı Fesih” (Tazminatsız çıkış) yapabilmek için tutulması gereken tutanaklar ve çekilecek ihtarnameler tarafımızca hazırlanır.

3. Mimari Değişiklikler ve Komşuluk Hukuku

Sitede yaşam, başkalarının haklarına saygıyı gerektirir. Ancak sıkça karşılaşılan; “Komşum balkonunu kapattı”, “Alt kattaki dükkan kolonu kesti”, “Çatı katı terası odaya çevirdi” gibi şikayetler hukuki müdahale gerektirir.

KMK Madde 19 çok nettir: Kat malikleri, ana gayrimenkulün bakımına özen göstermekle yükümlüdür. Bütün kat maliklerinin rızası olmadıkça (Oy birliği), ana gayrimenkulün ortak yerlerinde inşaat, onarım ve tesisler, dış badana veya boya yapılamaz.

• Müdahalenin Men’i ve Eski Hale Getirme Davaları: İzinsiz balkon kapatan, dış cephenin rengini değiştiren veya ortak alanı işgal eden maliklere karşı Sulh Hukuk Mahkemesi’nde dava açılarak, yapılan değişikliğin yıktırılması ve eski haline getirilmesi sağlanır.
• Gürültü ve Rahatsızlık: Sürekli gürültü yapan, evinde koku yayan veya site kurallarına uymayan sakinler hakkında idari ve adli süreçlerin yönetilmesi.

4. Dış Kaynak (Taşeron) Sözleşmeleri Yönetimi

Büyük siteler; güvenlik, temizlik, peyzaj ve teknik bakım hizmetlerini genellikle dışarıdan profesyonel firmalardan (Taşeron) alırlar. Bu firmalarla imzalanan sözleşmeler, genellikle firmanın hazırladığı ve site yönetimini zor durumda bırakan ağır şartlar içerir (Örn: “Sözleşme bitimine 6 ay kala ihtar çekilmezse 5 yıl uzar” gibi).

Avukat Desteği: Yönetim, herhangi bir hizmet sözleşmesine imza atmadan önce sözleşme hukukçularımız tarafından incelenir. Cezai şartlar, fesih yetkileri ve tazminat maddeleri site yönetiminin lehine revize edilir. Özellikle asansör bakım sözleşmeleri, insan can güvenliğini ilgilendirdiği için hukuki açıdan kusursuz olmalıdır.