Kat Malikleri Genel Kurulu Toplantı Usulleri, İptal Davaları ve Hukuki Süreçler Rehberi

Kat malikleri genel kurulu, bir apartmanın veya sitenin sadece "karar alma" organı değil, aynı zamanda "yasama ve denetleme" mekanizmasıdır. Bir devlet için meclis ne ise, bir site yönetimi için de genel kurul odur. Yöneticinin seçimi, aidatların belirlenmesi, milyonluk bütçelerin onaylanması ve sitenin geleceğine dair stratejik kararların tamamını burada alırsınız. Ne var ki, sahadaki uygulamalara baktığımızda; yöneticilerin toplantıları bir "çay sohbeti" havasında yaptığını, hukuki şekil şartlarını (çağrı usulü, hazirun, vekalet) hiçe saydığını görüyoruz. Sonuç olarak, alınan kararlar ne kadar doğru olursa olsun, mahkemeler bu kararları usul hatası nedeniyle iptal etmektedir.

Yargıtay Hukuk Genel Kurulu, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) emredici hükümlerine aykırı yaptığınız her kat malikleri genel kurulu toplantısını bozmaya mahkum eder. İptal edilen bir genel kurul ise; o dönem topladığınız tüm aidatların "sebepsiz zenginleşme" sayılarak iadesine, yaptığınız harcamaların şahsi borcunuz sayılmasına ve sitenin yönetim krizine girmesine yol açar.

Bu kapsamlı rehberde; toplantı öncesi hazırlıklardan çağrı mektubuna, divan başkanlığının sorumluluğundan "ibra" krizine, vekalet savaşlarından iptal davası sürelerine kadar, bir site yöneticisinin bilmesi gereken tüm detayları adım adım inceleyeceğiz.

1. Hazırlık Aşaması: Kat Malikleri Genel Kurulu Çağrı Usulü

Bir toplantının hukuki kaderini, toplantı günü değil, çağrı mektubunu postaya verdiğiniz gün belirlersiniz. KMK Madde 29, çağrı usulünü çok sıkı kurallara bağlamıştır. Buna rağmen yöneticilerin "Whatsapp grubuna yazdım", "Panoya astım" şeklindeki pratik çözümleri, mahkeme nezdinde ne yazık ki "yok hükmündedir".

A) 15 Gün Kuralı ve Tebligat Şartı

Toplantı tarihinden en az 15 gün önce, çağrı mektubunu tüm kat maliklerinin eline ulaştırmanız gerekir. Burada dikkat etmeniz gereken husus "postaya veriliş tarihi" değil, "tebliğ tarihi"dir. Dolayısıyla, kendinizi sağlama almak için mektupları toplantıdan 20-25 gün önce postaya vermelisiniz.

Peki tebligatı kime yapacaksınız? En büyük hatayı burada yapıyorsunuz. Çağrı mektubunu kiracıya değil, tapu sahibi olan kat malikine göndermelisiniz. Eğer kat maliki dairede oturmuyorsa, MERNİS adresine veya yönetime bildirdiği tebligat adresine "İadeli Taahhütlü" posta göndermek zorundasınız. Elden teslim edecekseniz, mutlaka bir "Tebellüğ Belgesi" hazırlayıp malikin ıslak imzasını almalısınız.

B) Gündemin Bağlayıcılığı İlkesi

Çağrı mektubuna yazmadığınız bir konuyu, kat malikleri genel kurulu toplantısında görüşemez ve karara bağlayamazsınız. Örneğin gündeme "Mantolama" maddesini koymadıysanız, toplantı anında birisi kalkıp "Binayı boyatalım" diyemez. Derse ve karar alırsanız, mahkeme o kararı iptal eder. Bununla birlikte, toplantıya katılanların üçte birinin (1/3) teklifi ile gündeme madde ekleyebilirsiniz, ancak bu bile her konuyu kapsamaz.

2. Hazirun Cetveli ve Toplantı Yeter Sayısı (Nisaplar)

Toplantı günü geldiğinde, salonun kapısında mutlaka bir "Hazirun Cetveli" (Katılımcı Listesi) bulundurmalısınız. Bu listede; kat malikinin adı, bağımsız bölüm numarası, arsa payı ve imza yeri yer almalıdır. Vekaleten gelenler, vekaletnamelerini ibraz ederek bu listeyi imzalar.

Birinci ve İkinci Toplantı Nisapları

• Birinci Toplantı: Kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı bakımından yarısından fazlasının (Yüzde 51) katılımını sağlamalısınız. Örneğin 100 daireli bir sitede 51 kişi gelmezse toplantıyı açamazsınız. Genellikle ilk toplantılarda bu çoğunluğu sağlayamazsınız.
• İkinci Toplantı: İlk toplantıda çoğunluk sağlayamazsanız, çağrı mektubunda belirttiğiniz tarihte ikinci toplantıyı yaparsınız. Önemle belirtelim ki; ikinci toplantıda çoğunluk aramazsınız. Tek kişi bile gelse toplantıyı yapar ve karar alırsınız. Tehlike tam da buradadır; 100 daireli bir sitede 3 kişi toplanıp site hakkında karar alabilir!

Bu riskleri yönetmek ve toplantı süreçlerini hukuki zeminde tutmak için Site Yönetimi Avukatı desteği almanız, sitenizin geleceğini garanti altına alır.

3. Vekalet Savaşları: Kim, Kaç Kişiyi Temsil Edebilir?

Eski apartman toplantılarında bir kişinin cebinden 30 tane vekalet çıkarıp "Ben ne dersem o olacak" dediği dönemler sona erdi. Zira KMK Madde 31, temsilde adaleti sağlamak için "Kota" sistemi getirmiştir.

%5 Barajı ve Oy Hakkı Sınırı

Kanuna göre; bir kişi, oy sayısının %5'inden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez.

• Örnek 1: 200 bağımsız bölümlü bir sitede, %5 kuralı gereği bir kişi en fazla 10 kişiye vekalet edebilir.
• Örnek 2: 40 ve daha az bağımsız bölümlü apartmanlarda, bir kişi en fazla 2 kişiye vekalet edebilir.

Bu sınır aşılarak kullanılan oylar geçersizdir. Divan başkanı olarak vekaletleri tek tek saymalı ve %5 sınırını aşanları iptal etmelisiniz. Aksi takdirde, kat malikleri genel kurulu kararlarını sakatlarsınız.

Ayrıca eşler ve birinci derece akrabalar arasında dahi olsa, toplantıda oy kullanabilmek için yazılı vekaletname şarttır. "Ben kocamın yerine geldim" beyanı hukuken geçersizdir.

4. Divan Heyetinin Oluşumu ve Sorumluluğu

Toplantıyı açtıktan sonra ilk iş, süreci yönetecek olan Divan Başkanı ve Katip Üye seçimini yaparsınız. Divan Başkanı, o toplantının hakimidir. Söz hakkı vermek, oyları saymak, tutanakları tutmak tamamen onun sorumluluğundadır.

Yöneticinin (Mevcut Yöneticinin) Divan Başkanı olması hukuken yasak değildir ancak etik değildir ve risklidir. Özellikle "İbra" (Aklanma) oylamasında, yönetici kendi kendini aklayamayacağı için, divan başkanlığı koltuğuna tarafsız birini oturtmanız, olası iptal davalarında mahkemenin "iyi niyet" kanaatini güçlendirir.

5. En Kritik An: Yöneticinin İbrası (Aklanması)

Genel kurulların en hararetli bölümü, geçmiş yönetimin hesaplarını incelediğiniz ve oyladığınız "İbra" bölümüdür. KMK Madde 34 ve Yargıtay içtihatlarına göre; Yönetici, kendi ibra oylamasında OY KULLANAMAZ.

Yani, yönetici kat maliki olsa bile, "Benim hesaplarım doğrudur, kendimi ibra ediyorum" diyerek el kaldıramaz. Eğer yönetici kendi oyuyla ibra edilirse, mahkeme bu kararı iptal eder. Öte yandan, ibra edilmeyen yönetici hakkında "Hesap Verilebilirlik Davası" ve "Tazminat Davası" açma yolunuz açılır.

İbra edilmeyen veya hesaplarında açık çıkan yönetimler için izleyeceğiniz hukuki yollar hakkında detaylı bilgiye Aidat İcra Takibi ve Hesap Denetimi yazımızdan ulaşabilirsiniz.

6. İşletme Projesi ve Aidatların Belirlenmesi

Genel kurulun en önemli mali görevi, yeni dönemin bütçesini (İşletme Projesi) onaylamaktır. Aidat miktarını burada belirlersiniz. Toplantıda kabul ettiğiniz işletme projesi, İcra İflas Kanunu Md. 68 anlamında "İlam Niteliğinde Belge" sayılır.

Bununla birlikte projede; personel kıdem tazminatı fonu, demirbaş yenileme fonu gibi kalemleri doğru hesaplamalısınız. Yanlış hesapladığınız bütçe, yıl ortasında "Ek Bütçe" toplamanızı gerektirir ki bu da site sakinlerini huzursuz eder. Doğrusu, bütçeyi toplantıdan önce profesyonelce hazırlamanızdır. Bu konuda İşletme Projesi Hazırlama Rehberi makalemizden teknik destek alabilirsiniz.

7. Olağanüstü Kat Malikleri Genel Kurulu Toplantısı

Bazen işler beklendiği gibi gitmez; yönetici istifa eder, çatı uçar veya acil bir yatırım gerekir. Bu durumda "Olağanüstü Toplantı" yapabilirsiniz.

KMK Madde 29/2'ye göre olağanüstü toplantı için şu şartları sağlamalısınız:

1. Önemli Bir Sebep: Keyfi olarak olağanüstü toplanmazsınız. Sebebin acil ve önemli olması gerekir.
2. Çağrı Süresi: Toplantı tarihinden en az 15 gün önce çağrı yapmalısınız.
3. İmza Şartı: Yönetici veya denetçi çağrı yapabileceği gibi, kat maliklerinin üçte birinin (1/3) talebi üzerine de olağanüstü toplantı düzenleyebilirsiniz.

8. Kat Malikleri Genel Kurulu Kararının İptali Davası

Eğer toplantıda usulsüzlük yapıldığını, kanuna aykırı karar alındığını veya vekaletlerde hile olduğunu düşünüyorsanız; Sulh Hukuk Mahkemesi'nde "Kararın İptali Davası" açabilirsiniz.

Dava Açma Süreleri (Hak Düşürücü Süreler)

• Toplantıya Katılanlar İçin: Karar tarihinden itibaren 1 Ay içinde dava açmalısınız. Ancak kritik şart şudur: Toplantıda karara "Ret" oyu vermiş olmanız ve bunu karar defterine "Muhalefet Şerhi" olarak yazdırmanız gerekir. Toplantıda susan veya kabul oyu veren kişi, sonradan "Pişman oldum" diyerek dava açamaz.
• Toplantıya Katılmayanlar İçin: Kararı öğrendiğiniz tarihten itibaren 1 Ay ve her halükarda karar tarihinden itibaren 6 Ay içinde dava açabilirsiniz.

Mahkeme Kararı İptal Ederse Ne Olur?

Mahkeme, "Genel Kurulun İptaline" karar verirse; o toplantıda seçtiğiniz yönetici düşer, belirlediğiniz aidatlar geçersiz hale gelir. Fazla topladığınız paraların iadesi gündeme gelir. Yargılama giderleri ve karşı taraf vekalet ücretini ise, usulsüz işlemi yapan yöneticiye rücu edebilirsiniz.

9. Yargıtay Kararları Işığında Dikkat Edilecek Hususlar

Yargıtay 20. Hukuk Dairesi'nin emsal kararları şu hususları özellikle vurguluyor:

• Kiracı Yönetici Olabilir mi?: Evet, kat malikinden vekalet alırsa yönetici seçebilirsiniz. Ancak denetçi yapamazsınız (Denetçi mutlaka kat maliki olmalıdır).
• Salt Çoğunluk Yetersizliği: Yönetici seçimi için "toplantıya katılanların çoğunluğu" yetmez, "tüm kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğunu" (Tam sayının yarısından bir fazla) sağlamalısınız. Bu sayıyı bulamazsanız yönetici ataması için mahkemeye (Kayyım atanması) gidersiniz.
• Karar Defterinin Kapanışı: Toplantı bittikten sonra alınan kararları deftere yazmalı, altını Divan Heyeti ve katılanlara imzalatmalısınız. Sonradan deftere ekleme yapmak "Evrakta Sahtecilik" suçunu oluşturur. Toplantı bitiminde defterin "Kapanış Tasdiki"ni noterde yaptırmanız ispat açısından kritiktir.

Sonuç: Profesyonel Yönetim ve Hukuki Danışmanlık Şarttır

Özetle; kat malikleri genel kurulu yönetimi, amatör ellere bırakamayacağınız kadar ciddi bir iştir. Usulüne uygun yapmadığınız bir toplantı, sitenin tüm yılını heba edebilir, komşuluk ilişkilerini bitirebilir ve siteyi yıllarca sürecek dava süreçlerine sokabilir.

Toplantı çağrısının hazırlanmasından divan başkanlığına, karar defterinin tutulmasından iptal davalarına karşı savunmaya kadar tüm süreçlerde, KG Hukuk Bürosu olarak yanınızdayız.

Sitenizin Geleceğini Riske Atmayın. Profesyonel Hukuki Destek İçin:

KG HUKUK BÜROSU - ANA SAYFA